Dobre zamknięcie dnia ma trzy części: przeliczacie gotówkę i karty na każdą zmianę i porównujecie je ze sprzedażą, robicie raport dobowy z kasy fiskalnej i sprawdzacie, czy wszystko się zgadza. Jeśli co wieczór robicie to w tej samej kolejności, różnice wychodzą tego samego dnia, a miesiąc zamyka się bez niespodzianek.
Zamknięcie zwykle wypada pod koniec męczącej zmiany, w pośpiechu. Dlatego potrzebna jest stała lista, a nie pamięć.
Przed zamknięciem: rozliczcie wszystkie stoliki
- Żadnych otwartych stolików, żadnych zamówień bez płatności.
- Anulacje i zwroty zrobione w systemie, z powodem, a nie „poprawimy jutro”.
- Gratisy i rabaty nabite jako gratisy i rabaty.
Krok 1: Przeliczcie kasę na każdą zmianę
Liczcie gotówkę osobno od kart, dla każdej kasy i każdej zmiany, a nie tylko na koniec dnia. Gdy dwie zmiany dzielą jedną szufladę, różnicy nie da się wyjaśnić.
- Gotówka: to, co jest w szufladzie, minus pogotowie kasowe na start.
- Karty: suma z terminala płatniczego, porównana z płatnościami kartą w systemie.
- Napiwki: osobno, żeby nie mieszały się z utargiem.
Krok 2: Porównajcie ze sprzedażą
Różnica między tym, co policzyliście, a tym, co powinno być, to wynik zmiany. Małe różnice się zdarzają. Ważne, żeby dało się je wyjaśnić. Jeśli ta sama różnica wraca, przeczytajcie, skąd naprawdę biorą się braki w kasie.
Krok 3: Zróbcie raport dobowy
Raport dobowy z kasy fiskalnej podsumowuje sprzedaż dnia według stawek VAT i form płatności. Zanim go zrobicie:
- Upewnijcie się, że nie ma otwartych transakcji.
- Sprawdźcie, czy suma kart w raporcie zgadza się z terminalem.
- Odłóżcie raport razem z rozliczeniem zmian, cyfrowo albo w teczce dnia.
Krok 4: Sprawdźcie, czy wszystko się zgadza
Sprzedaż w systemie, raport dobowy i rozliczenie kasy powinny dać ten sam obraz dnia. Sprawdzenie tego samego dnia jest łatwe. Sprawdzanie na koniec miesiąca oznacza przekopywanie się przez setki paragonów.
Krok 5: Prowadźcie krótki dziennik
Dwie linijki dziennie wystarczą: łączna sprzedaż, różnica w kasie i jej przyczyna, jeśli jest znana, oraz to, co zostało otwarte. Na koniec miesiąca zamknięcie miesiąca robi się prawie samo.
Lista kontrolna na każdy wieczór
| Sprawdzenie | Zrobione |
|---|---|
| Wszystkie stoliki rozliczone | ☐ |
| Anulacje i rabaty z powodem | ☐ |
| Gotówka przeliczona na każdą zmianę | ☐ |
| Karty zgadzają się z terminalem | ☐ |
| Napiwki osobno | ☐ |
| Raport dobowy zrobiony | ☐ |
| Sprzedaż, raport i kasa dają ten sam wynik | ☐ |
Jak pomaga Galadier
Z Galadier rozliczenie każdej zmiany jest gotowe w systemie, z gotówką i kartami osobno, a o różnicy dowiadujecie się tego samego dnia, a nie na koniec miesiąca. Sala, dostawy i płatności spotykają się w jednym podsumowaniu dnia, więc wieczorne zamknięcie trwa krócej. Zobaczcie wszystkie funkcje i cennik albo porozmawiajcie z nami.